Alcune persone possono pensare che la gestione della conoscenza è, di nuovo, "lo stesso cane con un altro collare". Molti scettici considerano (quasi  si può dire "in modo naturale"), che qualunque nuovo approccio è cosa vecchia o sbagliata.

In realtà, la gestione della conoscenza è nuova ed è vecchia, come qualunque sistema di pensiero che abbia un valore, e la combinazione di idee che la sostiene (e della quale tutti siamo stati da sempre consapevoli) dovrebbe restituire agli interessati la fiducia sul tema. L'idea della Gestione della Conoscenza non proviene da consulenti, ma rappresenta la risposta pratica e sostanziale di manager e specialisti alle necessità dell'economia e della società: la globalizzazione, le tecnologie della comunicazione e la prospettiva cognitiva dell'impresa o organizzazione in genere. La gestione della conoscenza ha tra i suoi obiettivi la competizione e il mantenimento degli assetti cognitivi dell'impresa.

La globalizzazione si assume buona parte delle responsabilità, derivanti dalla complessità e dal volume del commercio mondiale che non ha precedenti. La quantità di concorrenti, prodotti e canali di distribuzione cresce costantemente, l'influenza dello sviluppo tecnologico dell'informazione e comunicazione fa sì che si crei un 'atmosfera frenetica nell'impresa che si sente sotto "la spada di Damocle" della competitività più spinta. Questa accelerazione in uno spazio incerto fa che le organizzazioni si domandino:

• Cosa sappiamo?
• Chi lo sa?
• Cosa dovremmo sapere che non sappiamo?
• Chi ha bisogno di sapere e cosa?
• Acquisisce la nostra organizzazione conoscenza al di fuori di se stessa?
• Misuriamo e assegniamo un valore all'attivo cognitivo?

Una conseguenza non intenzionale dell'utilizzo delle TIC è il valore superiore della conoscenza che non è digitalizzata, codificata o facilmente distribuita al di sopra dell'informazione e dei dati. Nella stessa misura in cui l'accesso all'informazione si amplia e si diversifica, il valore delle capacità cognitive ancora non rappresentate in modo da poterle gestire si fa ogni volta più importante. Come risultato, i componenti cognitivi quali valutazione, progettazione, leadership, persuasione, discernimento, creatività, innovazione, estetica e senso dell'umorismo acquisiscono un valore crescente. Già si riconosce che, sebbene l'informazione sia uno dei valori più importanti in un'organizzazione, cosa significano e significheranno  queste capacità cognitive già emerge con potenza e chiarezza. Il prezzo che molte imprese pagano per l'omissione di queste prospettive porta a  questa considerazione. Questa onda, sebbene prevedibile, si è convertita in uno tsunami che ha trovato i grandi produttori specializzati in software per l'elaborazione dati e informazione a ridefinire in modi assai (e pericolosamente) riduttivi la Gestione della Conoscenza come il "trasferimento di documenti e dati".

La Gestione della Conoscenza parte dalla comprensione del valore critico degli altri fattori, meno "tipici" che sono il documento o il dato, e la consapevolezza della necessità di trovare modi per sostentarla e ottenere da essa i benefici strategici. La differenza tra la conoscenza organizzativa ("organizzazionale") e dati ed informazione è, oltre a effettiva, intuitiva. Per molti addetti ai lavori la conoscenza è semplicemente il risultato fondamentale, che spiega di per se la produttività interna, dopo aver valutato ed analizzato tutti gli altri aspetti economici aziendali. Dopo una breve analisi, è facile capire che anche l'informazione "perfettamente gestita" ci lascia lontani dal Nirvana della produttività e innovazione altamente efficace. Oggi l'argomento è stato abbastanza sviluppato ed è sufficientemente maturo come per "staccarlo" dal campo teorico;é già possibile infatti organizzare progetti reali di gestione della conoscenza.

La dimostrazione dei termini di riferimento: dato, informazione e conoscenza

I dati sono fatti sugli eventi. La quantità di soldi o quantità di articoli in una transazione sono "dati". La base dati è essenziale per raccogliere ed immagazzinare i dati e organizzare i report. Questi report sono costituiti da dati formattati, e per questo valore aggiunto possono essere considerati "informazione". I dati sono importanti per misurare costi, velocità, quantità, totali, capacità, ecc, dell'organizzazione. Senza interpretazione, "più dati non fanno più di meno dati". Le decisioni richiedono dati che sono stati convertiti in informazioni utili, "consumabili".

L'informazione é costituita da dati raccolti, organizzati ed interpretati. Se i dati sono lettere, organizzare le lettere in parole intelligibili, è informazione. Se i dati rappresentano clienti, organizzare la lista in un formato utilizzabile, può essere l'informazione necessaria.

L'informazione richiede un processo di comunicazione tra il mittente e il ricevente. L'informazione può essere un "bip" o un messaggio udibile che comunica che qualcuno arriva alla porta. Il bip da forma al dato e ci dice che dobbiamo agire. Normalmente il ricevente decide quando il messaggio è realmente informazione o "rumore" o un altro tipo di dato. Il contenuto del messaggio può essere incidentale e riflette il giudizio, capacità o intelligenza del mittente. Il "rumore" limita la comunicazione. Non esiste comunicazione senza rumore.

L'informazione si sposta nelle organizzazioni in forma di carta, voce e documento digitale. Gli esempi sono la posta su carta, le pagine HTML, riviste, posta elettronica, posta vocale e altre trasmissioni via computer, l'informazione può essere generata da persone o macchine. L'immagazzinamento e trasmissione dell'informazione dipende molto dalla tecnologia.

La conoscenza individuale è il risultato di un processo di apprendimento e cambiamento nel comportamento che avviene in una persona dopo avere interiorizzato l'informazione. La conoscenza è un'integrazione di valori, esperienze ed informazione come parte di un modello mentale.

La conoscenza nell'organizzazione è il risultato dell'integrazione del pensiero collettivo materializzato nelle migliori pratiche, dei modelli mentali dello staff, della gestione dei processi d'impresa, tanto della business intelligence, quanto della gestione e controllo della conoscenza tacita. Anche le imprese hanno una percezione, una memoria dinamica e una memoria a lungo termine.

Le "migliori pratiche" sono in costante evoluzione e soggette a rivoluzioni.

La conoscenza si costruisce nella mente delle persone, degli esperti. La conoscenza collettiva di un'organizzazione è evidenziata dal loro atteggiamento e comportamento imprenditoriali. La produzione d'informazione, le routine organizzative, i processi d'impresa e la cultura degli affari costituiscono l'essenza del comportamento imprenditoriale. Le organizzazioni (imprese, organizzazioni di governo ed altre) hanno cura di non confondere conoscenza con informazione o gestione della conoscenza con tecnologia dell'informazione.

Tecnologie cognitive: le basi della conoscenza

• I dati sono elementi discreti.
• L'informazione testuale e le liste sono lineari, continui.
• La conoscenza è strutturale, reticolare, fatta di nodi e relazioni, multidimensionale. È sempre aperta. Le basi di conoscenza sono lo strumento per la gestione della conoscenza, per il ragionamento, per la rappresentazione di processi e per l'elaborazione di idee. L'informazione testuale non è conoscenza, ma contiene conoscenza codificata, da decodificare, da valutare.

Le basi di conoscenza hanno associate le funzioni per l'analisi, la simulazione e le ricerche di diverso tipo: la ricerca semantica, testuale, per categoria, per similitudine, in strutture di dati di diverso tipo. La base di conoscenza, per la sua interfaccia grafica (reti semantiche o concettuali), è la piattaforma strutturata per l'esercizio della creatività e dell'innovazione, e per l'esercizio della "business intelligence".

Spesso per l'analista, gestore della conoscenza o manager, è più conveniente associare le proprie strutture di dati alla base di conoscenza per realizzare i propri calcoli, analisi, ricerche, gestione di progetti e simulazioni. Questo le permette di lavorare con dati di diverso tipo senza abbandonare il contesto cognitivo. Sono diverse le attività che in una organizzazione (impresa o di qualunque altro tipo) vengono facilitate da queste tecnologie, aprendo la via ad innumerevoli valutazioni e valorizzazioni:

• Gestione di progetti.
• Modellazione e Gestione di processi.
• Cattura e gestione della conoscenza tacita.
• Riduzione della complessità.
• Pareto 80/20.
• Loop causale.
• EFQM (European Framework for Quality Management).
• Catena di Valore.
• Analisi del Concorrente
• SWOT (Forze, Debolezze, Opportunità, Minacce).

Molte di queste risorse di produttività si trovano già tra i modelli fondamentali per l'analisi d'impresa in Knowledge Master. Altre possono essere costruite con le risorse disponibili in KM.

La tecnologia cognitiva di Knowledge Master contiene inoltre la soluzione per la gestione dei contenuti.

I contenuti di una base di conoscenza possono essere esportati ai formati d'interscambio più frequentemente usati, anche in contesti tecnologici evoluti. Questo significa che una base di conoscenza di KM può essere esportata a XML, riutilizzabile in qualunque sistema di base dati, ad HTML, rendendola indipendente in un browser o i suoi dati, a CSV.

Conoscenza e tecnologia dell'informazione

La tecnologia è un componente fondamentale della gestione della conoscenza, ma è l'interazione umana con l'informazione rappresenta in formato cognitivo (reti semantiche, basi di conoscenza concettuale) quello che permette e semplifica il ragionamento, l'innovazione, e la strutturazione della strategia.

È corretto riconoscere come tali i dipartimenti SID (sistemi d'informazione per la direzione) o SAD (Sistemi Automatizzati di Direzione) o TI (tecnologia informativa). SID e TI sono dipartimenti che si occupano di come la tecnologia può servire agli obiettivi dell'organizzazione. La gestione della conoscenza si occupa delle capacità e della conoscenza d'impresa che influisce sul modo in cui l'organizzazione viene condotta. Ogni concetto della gestione della conoscenza si applica allo stesso modo nel settore impresa che nelle organizzazioni di governo, di volontariato o di qualunque altro tipo. Ogni organizzazione, da quelle di poche persone (o studi professionali) a imprese gigantesche necessita di metodi o strumenti per raccogliere, rappresentare, immagazzinare, condividere e gestire la conoscenza. La gestione della conoscenza e la TI hanno una relazione simbiotica. La TI rende possibile la condivisione veloce delle strutture cognitive, ma è l'essere umano quello che determina l'analisi idonea e essenziale con la quale contribuire al (e derivare dal) sistema di conoscenza.

Sebbene i dati e l'informazione sono tributari obbligatori della gestione della conoscenza, l'analisi razionale (ed irrazionale) che stimola la creatività e porta all'innovazione e al perfezionamento non può essere sostituita da una ricerca approfondita (o data mining) in una base dati (o datawarehouse). Come rappresentare processi o ridurre la complessità in un altro modo che non sia la rappresentazione strutturale, reticolare. La business intelligence si basa precisamente su questi principi.

Spesso la gestione di una vasta quantità d'informazione è molto  complessa e aumenta i costi. La capacità di analisi e la creatività non vengono stimolate con un grande volume di dati.

La Gestione della Conoscenza e la Gestione dell'Informazione, non soltanto non si escludono mutuamente, ma si beneficiano reciprocamente. Entrambi le risorse sono indispensabili, anche se sono cose diverse.

La conoscenza "d'impresa", dell'organizzazione.

Si sa che come media, il 90% della conoscenza necessaria per l'operatività del posto di lavoro (e di conseguenza dell'organizzazione) è di tipo tacito: "conoscenza tacita". Per presentarlo in un'ottica euclidea, sarebbe possibile sostituire un impiegato efficace con dati o informazioni?

Intuitivamente, la maggioranza delle persone percepiscono che il termine conoscenza implica una visione più ampia, più ricca e più intellettuale del mondo (e anche del mondo circoscritto dell'impresa o dell'organizzazione) che informazione o dato. La conoscenza è creata e condivisa da esseri umani. Questi non sono criteri della psicologia, che poco si occupa di dati e informazione. Anche se la definizione ha un consistente valore logico, la sua applicazione è molto pragmatica.

Questa definizione chiarisce che la conoscenza non è qualcosa di evidente e semplice. Non è "immagazzinabile" anche se rappresentabile. È "gestibile" soltanto quando è rappresentata. La conoscenza è tanto fluida quanto le persone che la costruiscono e la utilizzano. La conoscenza esiste nelle persone come parte della loro complessità, che ci rende umani; ci può sembrare una cosa molto concreta o molto astratta.

La trasformazione dell'informazione in conoscenza avviene quando le persone: 1) comparano e integrano nuova informazione con la conoscenza precedente; 2) immaginano le conseguenze di decisioni o atti; 3) condividono e comparano idee con altri.

Espressioni assurde (ma frequenti):

• "il sistema si basa sulla gestione della conoscenza, che si valuta attraverso una lettura specifica" ... per "certificazione delle competenze".
• "il risultato di una ricerca profonda e molto dettagliata aiuta a comprendere i problemi e a pianificare il futuro".

Aumenta la consapevolezza da parte degli economisti, strateghi, professori e analisti del fatto che un'impresa può essere meglio considerata come l'integrazione delle sue capacità, in qualche modo relazionata con la sua storia e limitata nella sua efficacia dalle sue capacità cognitive e sociali. La componente principale dell'organizzazione è certamente la conoscenza, che è principalmente tacita e specifica dell'impresa. Queste idee hanno avuto un grosso impatto nei dirigenti attraverso la stampa, i libri, programmi per lo sviluppo della direzione, corsi e conferenze. Anche se le nuove idee hanno spiazzato totalmente la concezione antica  che le imprese sono principalmente elaboratori d'informazione, macchine produttive e strutture rigide quasi militari, le imprese si dimostrano sufficientemente potenti per organizzare la propria gestione della conoscenza.

L'impresa apprende

L'impresa apprende facendo. I lavoratori apprendono dall'esperienza. Se l'impresa è capace di gestire meglio il processo di apprendimento, può superare le limitazioni imposte dal concetto stesso di conoscenza tacita - può aumentare la sua efficienza. L'apprendimento nell'organizzazione va molto oltre gli addestramenti e i corsi, e sviluppare queste strategie di apprendimento è uno degli aspetti più importanti della gestione della conoscenza.

Per quanto riguarda l'apprendimento "d'impresa", un altro stimolatore della gestione della conoscenza che si origina nell'economia e più direttamente dai gestori della conoscenza, (i Knowledge Master o Ingeneri della Conoscenza) è come scoprire o riconoscere le variazioni di effettività. Perché le organizzazioni che realizzano le stesse operazioni globali conseguono spesso risultati  sostanzialmente diversi, anche se i lavoratori delle imprese hanno accesso alla stessa informazione, e alle stesse tecnologie e risorse d'impresa?

Esempio: Una nota azienda multinazionale dedita alle perforazioni di pozzi profondi decise di analizzare, utilizzando un approccio cognitivo, perché diversi impianti avevano livelli di efficienza diversi; trovarono che c'erano differenze nella conoscenza e nella pratica, conoscenza che è principalmente tacita e non documentata. La multinazionale si attivò affinché questa conoscenza locale più efficace fosse utilizzata a livello globale, raggiungendo così livelli di risparmio significativi ed uno status leggendario nei circoli della gestione della conoscenza.

Studi sociologici su questa rivoluzione (i principi sottostanti al "lavoro con la conoscenza") cristallizzano e valorizzano il senso chiaro che "qualcosa di diverso sta accadendo a livello globale nel mondo del lavoro".

È forte l'interesse nella ricerca delle strutture complesse delle comunità di lavoro che danno ovvia rilevanza alla gestione della conoscenza. Tutti sono d'accordo  che la conoscenza esiste e cresce principalmente in queste strutture, e hanno iniziato a studiare quelle reti e comunità.

Quasi sin dall'inizio, la gestione della conoscenza ha esplorato le differenze tra la conoscenza tacita e la conoscenza esplicita, tra "sapere come e perché" e "sapere cosa". Questa distinzione essenziale, già nota nell'antichità, sembrava che fosse dimenticata, quando si misero in circolazione una straordinaria quantità di sistemi per l'automatizzazione del lavoro di routine. È sbalorditiva la quantità di dati disponibili (non esente da costi). La conseguenza paradossale e impressionante, è il risultante incremento del valore della conoscenza tacita, "non formalizzata", che non esiste nelle basi dati e che pertanto non è ricercabile né tanto meno identificabile. Questo valore ha due fonti: una è la scarsità (il valore dell'esperticità, che non è semplicemente copiabile e tanto meno disponibile all'accesso); l'altra è l'applicazione pratica di questa conoscenza.

La pratica

Le attività che contribuiscono con la maggior parte dei contenuti alla gestione della conoscenza sono la gestione dell'informazione, l'attenzione alla qualità (l'innovazione), i fattori umani (il capitale umano), e i risultati dell'analisi propria dell'intelligenza d'impresa.

La gestione dell'informazione si occupa degli aspetti informativi, in termini di valorizzazione, di tecniche di operazione e controllo, e di schemi di accesso. In questo caso "informazione" significa documenti, dati e messaggi strutturati.

La Gestione dell'Informazione ha messo  in rilievo che non tutta l'informazione è prodotta uguale, che diversi tipi d'informazione hanno diversi valori e che pertanto devono essere gestite in modo diverso. Questa percezione (che si avvicina più alla conoscenza) rimane nel DNA della gestione della conoscenza. Si vede chiaramente con la pratica quali tecniche o tecnologie sono più appropriate per la condivisione dei diversi tipi di conoscenza.

Le tecniche dell'attenzione alla qualità furono applicate ai processi di produzione, mentre la gestione della conoscenza ha un obbiettivo più ampio, che include metodologie che apparentemente non sembrano prestarsi alla misurazione o che hanno una definizione poco chiara. Nonostante ciò una parte importante del processo di gestione della conoscenza consiste (tra le altre cose) nel rendere visibile quindi fare emergere la conoscenza e, pertanto sviluppare processi di conoscenza e strutture di controllo. Questo è un approccio ereditato dalle tecniche di analisi e miglioramento sviluppate per il settore della qualità.

Nella pratica, la nostra comprensione del capitale umano (e l'importanza dell'investimento corrispondente) tende ad essere distorta o diluita. Il messaggio essenziale dai ricercatori del capitale umano è il vantaggio finanziario delle organizzazioni e imprese che investono nelle persone, principalmente in formazione e addestramento. Questo tipo d'investimento ha un tasso di ritorno molto alto in termini di maggiore produttività nel lavoro e sviluppo delle capacità, che in tutte le altre opzioni d'investimento. Molte organizzazioni ancora vedono i loro impiegati e programmi di formazione come spese, più che come investimenti.